Prozessoptimierung

Um den langfristigen Erfolg eines Unternehmens sicher zu stellen, ist ein kontinuierliches Controlling der Effektivität und Effizienz aller angewendeten Prozesse dringend geboten. Zeigen sich hierbei prozessuale Ineffizienzen, so sind die Strukturen anzupassen und überholte Prozesse durch den

State-of-the-Art entsprechende optimale Prozesse zu ersetzen.

Um die für Sie nachhaltigsten Erfolge zu erzielen, verfolgt Dr. Fischer Consulting den ganzheitlichen Beratungsansatz und erarbeitet daher mit Ihnen gemeinsam bestmögliche Vorgehensweisen zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Folgende in der Praxis bereits sehr erfolgreich umgesetzte

Leistungen bietet Dr. Fischer Consulting Ihnen an:

Festlegung der Projektorganisation
Definition des Prozessmodells
Durchführung der Prozesserhebung
Potenzialermittlung
Definition optimaler Prozesse
Implementierung optimaler Prozesse
Controlling optimaler Prozesse

Definition

Unter dem Begriff der Prozessoptimierung lassen sich alle Maßnahmen subsumieren, die darauf abzielen, die Effizienz und Effektivität der in einem Unternehmen angewendeten Prozesse nach Zeitaufwand sowie Kosten zu prüfen und kontinuierlich zu optimieren.

Hierfür notwendig erweist sich die Änderung der Betrachtungsweise weg von der starren, formalen Aufbauorganisation und hin zu der an Prozessen orientierten Ablauforganisation. Auf diese Weise lassen sich Ineffizienzen innerhalb bestehender Abläufe und Prozesse identifizieren, analysieren und optimieren.

Hinsichtlich der Strukturierung der Prozesse bietet sich eine grundlegende Unterteilung zwischen den abstrakten Geschäftsprozessen bis hin zu den einzelnen operativen Teilprozessen an.

Vorgehensweise bei der Optimierung der Prozesse

Vorgehensweise

Sowohl die wissenschaftliche Literatur als auch die Praxis bieten eine Vielzahl unterschiedlicher Methoden zur Optimierung von Prozessen an, mit denen anvisierte Ziele erreicht werden können.

Beginnend mit einfach umzusetzenden Methoden der Kreativitätstechnik, wie z.B. Brainwriting, Brainstorming, Synektik, Methode 635 oder auch der Flipchart- bzw. Pinnwand-Moderation. Bei kleineren Projekten lassen sich mittels dieser Methoden oftmals die gewünschten Ergebnisse erzielen. Bei größeren Projekten bzw. komplexeren Prozessstrukturen stoßen diese Methoden jedoch oftmals schnell an ihre Grenzen.

Aus diesem Grunde erfolgt nachfolgend die Vorstellung eines komplexeren - jedoch in der Praxis äußerst bewährten und zielführenden - 7-stufigen Optimierungsmodells.

Festlegung der Projektorganisation

Um Veränderungswiderständen auf Seiten des Managements, der betroffenen Mitarbeiter und vorhandener Arbeitnehmervertretungen wirksam zu begegnen, sind diese frühzeitig in das Optimierungs-Projekt einzubinden.

Um die Optimierung der Prozesse voranzutreiben ist es erforderlich, bereits zu Beginn des Projektes Projektverantwortliche zu benennen. Während bei Unternehmen mit geringerer Prozesskomplexität diese Funktion von Abteilungs-/ Bereichsleitungen übernommen werden kann, bietet sich bei höherer Prozesskomplexität die Implementierung eines internen Prozessverantwortlichen an, der die Gesamtverantwortung trägt und intern die Arbeit der Arbeitsgruppen koordiniert.

Definition des Prozessmodells

Sind die Verantwortlichkeiten klar und eindeutig verteilt, sollte der Prozessverantwortliche mit Unterstützung der Arbeitsgruppen eine Aufstellung sämtlicher Prozesse des zu optimierenden Bereichs ausarbeiten und diese von den abstrakten Geschäftsprozessen bis hin zu den operativen Teilprozessen untergliedern.

Die vollständige und exakte Definition des Prozessmodells stellt das Kernelement für alle weiteren Schritte der Optimierung dar.

Unsauberheiten in der Prozessmodellierung sowie unvollständig abgebildete Prozesse würden zwangsläufig zu suboptimalen Ergebnissen führen und eine aufwändige Korrektur erfordern.

Prozesserhebung in der Praxis

Durchführung der Prozesserhebung

Die Durchführung der Prozesserhebung beginnt mit der vollständigen Aufnahme der Prozesse. Als optimale Vorgehensweise erweist sich die Begleitung der Mitarbeiter bei ihrer Arbeit „vor Ort“ durch den Prozessverantwortlichen bzw. die zuständigen Mitglieder der Arbeitsgruppen.

Um die Prozesse exakt aufzunehmen bietet es sich an, jeden einzelnen Prozessschritt während der Verrichtung schriftlich zu dokumentieren und erst im Nachgang digital aufzubereiten – sei es als Power-Point-Präsentation oder als professionelles Prozessogramm bzw. Flow-Chart. Zusätzlich zur Aufnahme der Prozesse ist die Zeitdauer der Verrichtung jedes einzelnen Teilprozesses mit geeigneten Methoden zu messen (z.B. Stoppuhr) und zu dokumentieren – ausgehend vom

Beginn des Teilprozesses bis zum Abschluss des Teilprozesses, so dass letztendlich Gesamtzeit des verrichteten Prozesses vorliegt.

Äußern die beobachteten Mitarbeiter während des Aufnahmeprozesses Optimierungsvorschläge oder fallen den die Aufnahme vornehmenden Mitarbeitern Optimierungspotenziale auf, so sind diese ebenfalls zu protokollieren.

Potenzialermittlung

Als Ergebnis der Durchführung der Prozesserhebung liegen für sämtliche erhobenen Teilprozesse die Verrichtungszeiten vor. Werden diese Zeiten mit ihren jeweiligen Kosten gewichtet, ergeben sich hieraus die Kosten der Teilprozesse, aus denen sich wiederrum die Gesamtkosten der Hauptprozesse sowie der abstrakten Geschäftsprozesse ermitteln lassen.

Das grundlegende (Mindest-)Potenzial der Prozessoptimierung bei Beibehaltung der bestehenden Prozesse ergibt sich aus der Gegenüberstellung von den ermittelten Ist-Kosten pro Teilprozess und den sich auf Basis einer realistischen Einschätzung der Beteiligten ergebenden Soll-Kosten pro Teilprozess. Durch Aggregation der Werte der Teilprozesse ergibt sich das Gesamtpotenzial.

Definition optimaler Prozesse

Die Gestaltung der Definition optimaler Prozesse hängt von den Fähigkeiten und Erfahrungen des Projektverantwortlichen ab. Liegen fundierte Fähigkeiten und praktische Erfahrungen mit Prozessoptimierungen sowie ein tiefgreifendes Verständnis für die zu optimierenden Prozesse vor, so könnte dieser prinzipiell die optimalen Prozesse in Eigenregie erarbeiten.

Erfahrungswerte belegen jedoch sowohl eine größere Effizienz als auch eine größere Akzeptanz von in Arbeitsgruppen definierten Prozessen. Daher empfiehlt es sich, die optimalen Prozesse gemeinsam mit den Arbeitsgruppen-Mitgliedern (Experten, Führungskräfte und Prozessanwender) im Rahmen von Workshops zu definieren, zu diskutieren, auf Umsetzbarkeit zu prüfen und im Falle der Beschlussfassung zu dokumentieren.

Implementierung optimaler Prozesse

Die Implementierung optimaler Prozesse erfordert äußerste Sensibilität, da bisher "gelebte" Prozesse geändert werden und diese Änderungen bei den Betroffenen sowohl Veränderungsängste als auch -widerstände induzieren können.

Die von den neuen Prozessen überzeugten Arbeitsgruppen-Mitglieder nehmen eine besondere Rolle als Meinungsführer bzw. Influencer ein, um diesen Widerständen zu begegnen und Akzeptanz für die optimierten Prozesse zu schaffen.

Vor der Implementierung sind die Mitarbeiter ausführlich zu schulen – möglichst eng verzahnt mit der Praxis, d.h. die neuen Prozesse sollten nicht nur in der Theorie besprochen, sondern auch praktisch "vorgelebt" werden.

Controlling optimaler Prozesse

Das Controlling optimaler Prozesse setzt ab dem Moment ein, an dem die optimierten Prozesse umgesetzt und die Mitarbeiter geschult wurden. Die Aufgabe für das Controlling besteht darin, die neuen Prozesse auf Effektivität sowie Effizienz zu prüfen und deren Erfolge messbar zu machen.

Messbare Erfolge lassen sich einerseits nutzen, um kritische Mitarbeiter von der Vorteilhaftigkeit der optimierten Prozesse zu überzeugen sowie andererseits die betriebswirtschaftlichen Effekte zu quantifizieren. Obwohl sich die neuen Prozesse betriebswirtschaftlich positiv auswirken sollten, sind nicht beabsichtigte bzw. berücksichtigte negative Folgewirkungen ausgeschlossen, die einer weiteren Korrektur bedürfen.

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